کارگاه آموزشی مدیریت جلسات و تنظیم صورت جلسه

محوریت برگزاری دوره : دانشگاهی

مکان برگزاری : دانشگاه یزد

زمان برگزاری : 8 اسفند ماه

 

صورتجلسه

به نوشته‌ای گفته می‌شود که حاوی مذاکرات و مصوبات جلسه‌های رسمی است. به‌طور معمول صورتجلسه‌ها شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه، حاضرین و غایبین، و مصوبات و مذاکرات جلسه است.

صورت جلسه با تجمع و مشورت اعضا، جلسه­‌ی رسمی شکل می­‌گیرد و نشانه­‌ی تحقق جلسه، تنظیم صورتجلسه­‌ای است که رسمیت جلسه را موجب می‌شود.  که در آن خلاصه­‌ی گفتگوها، اظهارنظرها و مباحث مطرح شده­‌ی اعضای جلسه توسط دبیر جلسه درج می‌شود. در واقع صورتجلسه نوشته­‌ای حاوی موضوع مورد بررسی، حقایق مربوط به بحث­‌های مطرح شده، نظر اعضا، نتیجه­‌گیری و پیشنهادها و تصمیمات ارائه شده در جلسه است که به امضای تمامی اعضای جلسه می­‌رسد.

دانستن چگونگی صورت جلسه نویسی صحیح و نوشتن سریع آنها و تدوین و تنظیم یک صورت جلسه بی نقص یک مهارت در ارتباطات تجاری است که بسیار ارزشمند است . در صورت نوشتن بد و یا بدتر از آن ٬ عدم وجود صورت جلسات ٬ ساعات زیادی در سعی برای بخاطر آوردن اینکه چه کسانی برای انجام چه کارهایی موافقت کرده اند٬ تلف می شد.

توجه داشته باشید که برای استفاده ی واقعی از جلسات حتی جلسات غیر رسمی نوشتن صورتجلسه می تواند نقشی کلیدی داشته باشد.چرا که صورتجلسه نوشتن ضمن مکتوب و قابل استناد کردن مطالب کمک می کند تمام افراد نسبت به آنچه مطرح شده است تعهد بیشتری را حس کنند.

الگوی صورتجلسه

معمولا صورتجلسه‌ها در قالبی از پیش‌تعیین شده نوشته می‌شوند. تمرکز اصلی صورتجلسات بر ذکر مصوبات با ذکر اقدام‌کنندگان و مهلت اقدام است. برای نوشتن دقیق مصوبات می‌توان از الگوی 5W-H استفاده کرد. پنج پرسش اساسی شامل موارد زیر است:شرح دقیق چیستی موضوع مصوبه (What)
دلایل و ضرورت مصوبه (Why)
شرح محل اجرای مصوبه (Where)
ذکر زمان دقیق و مهلت انجام مصوبه (When)
ذکر مسئول اجرای مصوبه (Who)
ذکر دقیق فرآیند انجام مصوبه (How)

 

شاید به این مطلب علاقه داشته باشید: چگونه صورت جلسه بنویسیم؟

 

سر فصل آموزشی

در ابتدا دانشجویان با انواع جلسات و سپس با فازهای مختلف یک جلسه و نقشهای ممکن در قبال یک جلسهی کاری در فازهای مختلف آن آشنا شدند و نکات کلیدی هر نقش بیان شد. در پایان نیز تمرینی عملی جهت آموزش عملی نکات مدیریت جلسه و همچنین تنظیم صورتجلسه با مشارکت دانشجویان انجام شد.

مدرس دوره

دکتر مجید شخصی نیائی عضو هیئت علمی دانشگاه یزد

ارزیابی شرکت کنندگان از حضور در دوره

 

 

 

گزارش تصویری